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A importância da ferramenta de gestão 5W2H em seu negócio



16/11/2016, POR Autor UFLA Jr.


O 5W2H uma ferramenta de gestão que auxilia a tomada de decisão em uma empresa, economizando tempo e recursos e promovendo maior clareza a respeito de como proceder e de qual o melhor caminho a se trilhar para atingir um objetivo.

Quando possuir clareza a respeito da atividade a qual a ferramenta será aplicada, entram em cena as seguintes definições:

  • O que (what) deve ser feito?
  • Por que (why) deve ser implementado?
  • Quem (who) é o responsável pela ação?
  • Onde (where) deve ser executado?
  • Quando (when) deve ser implementado?
  • Como (how) deve ser conduzido?
  • Quanto (how much) vai custar a implementação?

A 5W2H pode ser utilizada para colocar em prática uma decisão simples na empresa, como a execução de uma atividade pontual. Nessas situações, o preenchimento dos campos pode ser feito em um formulário ou mesmo em uma planilha, o que torna o processo já suficiente para a elaboração do plano de ação. Porém, a 5W2H também é extremamente útil quando atrelada a estruturas complexas, como ferramentas analíticas ou a planos que requerem ação.

Na Análise SWOT (forças, fraquezas, oportunidades e ameaças), por exemplo, analisam-se os pontos fortes e fracos e as oportunidades e ameaças de uma empresa, considerando aspectos internos e externos. Com isso, é preciso definir o que será feito para melhorar os pontos fracos, aproveitar as oportunidades e minimizar os riscos das ameaças. Neste momento, a 5W2H se torna imprescindível, já que é preciso definir as seguintes questões: o que (what) será feito para capturar a oportunidade? Por que (why) isso será feito desta forma? Quem (who) será o responsável por capturar esta oportunidade? Onde (where) serão executadas as ações para transformar a oportunidade em resultados para a empresa? Como (how) a oportunidade se tornará realidade? Quanto (how much) será investido na realização da oportunidade?

A 5W2H é de suma importância em cada parte do plano de negócio tradicional, pois oferece orientação na implementação de cada decisão.

A ferramenta é composta por sete campos nos quais devem constar as seguintes informações:

1) Ação e atividade que deve ser executada e o problema ou o desafio que deve ser solucionado (what);

2) Justificativa dos motivos e objetivos daquilo estar sendo executado ou solucionado (why);

3) Definição de quem será (serão) o(s) responsável(is) pela execução do que foi planejado (who);

4) Informação sobre onde cada um dos procedimentos será executado (where);

5) Cronograma sobre quando ocorrerão os procedimentos (when);

6) Explicação sobre como serão executados os procedimentos para atingir os objetivos pré-estabelecidos (how);

7) Limitação de quanto custará cada procedimento e o custo total do que será feito (how much)?

Sendo assim, o 5W2H é uma ferramenta flexível que traz excelentes resultados e se mostra imprescindível para todo tipo de atividades.

5w2h



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